Was ist agiles Arbeiten?

Agiles Arbeiten? Klingt toll. Nach Zukunft. Nach Innovation. Nach Wachstum. Alle möchten irgendwie „agil“ sein. Doch was heißt das konkret? Ist agil arbeiten gleichzusetzen mit agil sein? Wie viel Agiles Arbeiten ist richtig für mich und mein Unternehmen? Wo finde ich zwischen Design Thinking, Scrum, Kanban und VUCA die richtigen agilen Arbeitsmethoden? Wir von Copypoint geben Ihnen Orientierung und zeigen Ihnen einfache agile Anwendungsbeispiele für den täglichen Einsatz.

Definition: Was ist agiles Arbeiten genau?

Hinter dem Begriff agile Arbeit verbergen sich viele unterschiedliche Methoden, die alle ein Ziel verfolgen: Flexibel, effizient und schnell auf Veränderungen reagieren zu können.

Unsere Welt dreht sich immer schneller. Fast täglich werden wir mit neuen Entwicklungen, Erkenntnissen und Herausforderungen konfrontiert. In diesem Spannungsfeld ist für Unternehmen Flexibilität nicht mehr optional – sie ist notwendig, um am Markt bestehen zu können.

Agile Arbeitsorganisation verspricht effizientere Prozesse. Richtig eingesetzt bewirkt sie aber etwas viel Größeres: Eine Denkweise und Arbeitskultur, die sich jederzeit an stetig ändernde Anforderungen anpassen kann.

Ursprung und Entwicklung agiler Arbeitsmethoden

Es war einmal … eine Gruppe ITler, die in den 1990er Jahren keine Lust mehr hatte, nach langem Tüfteln und Vorbereiten ein plangetriebenes Projekt mit Sang und Klang gegen die Wand fahren zu lassen. Alle Arbeit, alle Mühen war umsonst. Weil sie monatelang in eine falsche Richtung gearbeitet hatten – ohne es zu wissen.

Was wäre, wenn man sich der Lösung eines Programmierproblems in kleinen Schritten annäherte? Mit Hilfe von Teamgeist, Offenheit, ständiger Kommunikation, Tests und Kontrollen? Vielleicht könnten sie so effizienter arbeiten, eine höhere Qualität erreichen und ihre Kunden zufriedener stellen? Gesagt, getan: Das Extreme Programming (auch XP genannt) war geboren.

Die Methode erzielte schnell durchschlagende Erfolge. Sie gilt als Wegbereiterin vieler weiterer agiler Techniken. 2001 erschufen innovative Köpfe rund um den Softwareentwickler und Autor Kent Beck sogar ein "Manifest für agile Softwareentwicklung", um ihre Prinzipien in einfache Aussagen zu gießen.

Wussten Sie schon? Bei vielen agile Arbeitsmethoden werden ganz analoge Materialien wie Marker, Meta-Planwände, Flipcharts … verwendet. All diese Kreativitätsbooster bekommen Sie natürlich bei Copypoint!

Für wen ist Agiles Arbeiten geeignet?

Die gute Nachricht ist: Jedes Unternehmen kann agil arbeiten! Es gibt für jede Größe, Form und Art die richtigen Methoden.

Die schlechte Nachricht ist: Wir sind nicht automatisch agil (und bleiben es), nur weil wir eine agile Arbeitsmethode anwenden. Aber sie kann die Eintrittskarte dafür sein, agile Einstellungen und Werte in unserem Unternehmen zu leben.

Das erscheint Ihnen alles etwas zu groß, zu komplex? Keine Sorge. Gerade kleine und mittelständige Unternehmen können von agilen Arbeitstechniken profitieren. Sie sind wendiger und flexibler als große Konzerne, können schneller einfach mal etwas ausprobieren und bleiben nicht so schnell an administrativen Hürden hängen.

Dazu ist auch finanziell nicht zwangsweise eine große Investition notwendig. An viele Techniken können wir uns schrittweise herantasten oder eine bestimmte Methode einfach mal im kleinen Rahmen für einen Nachmittag testen. Ob Innovation erfolgreich ist, hängt davon ab, ob Chefs und Mitarbeitende agile Ideen und Einstellungen ins Unternehmen tragen können – dann ist der wichtigste Schritt bereits getan.

Agile Methoden einfach erklärt: Ein Einstieg

Welche agilen Methoden gibt es? Da würden wir gar kein Ende finden – es sind so viele! Seit der Einführung von Extreme Programming ist viel passiert. Eine Menge agiler Techniken hat ihren Weg in unseren Arbeitsalltag gefunden. Welche zu Ihnen passt? Das kommt auf die Zielsetzung an. Welches Ergebnis soll am Ende des Prozesses stehen? Möchten Sie ein bestimmtes Produkt entwickeln? Ihre Unternehmenskultur ändern? Einen bestehenden Prozess verbessern?

Wichtig: Sie sollten nicht eine Standardmethode aus der Fachliteratur nach Schema F kopieren. Innovation muss der eigenen Kultur angepasst werden – nur so kann sie ihr Potenzial wirklich entfalten. Haben Sie noch gar keine Erfahrung im Bereich agiles Arbeiten, macht es Sinn, sich (zeitweise) Experten oder agile Coaches an die Seite zu holen. Sie können Empfehlungen für Methoden aussprechen, sie dem Team näherbringen und den agilen Prozess unterstützen. Sobald Sie „schwimmen gelernt“ und sich eine wirklich agile innere Haltung angeeignet haben, ist agiles Arbeiten durchaus ohne professionelle Begleitung möglich.

Agiles Mindset: Was ist das?

Eine ausgefeilte agile Methode bringt nichts, wenn die Denkweise dahinter nicht stimmt. Nur wenn an das glauben, was Sie tun, werden Sie mit agilen Techniken Erfolg haben. Ein agiles Mindset wird auf mehreren Ebenen sichtbar:

• In der Haltung zur Arbeit
• Im Verständnis von Führung
• In der Zusammenarbeit mit anderen Menschen
• Im Blick auf sich selbst

Menschen mit agiler Haltung arbeiten gemeinsam an einem übergeordneten Ziel. Sie sind lernwillig und einander vertrauensvoll zugewandt.

Agilität passiert nicht von heute auf morgen – sie ist ein Prozess, der idealerweise vom gesamten Team und Unternehmen gelebt wird. Üben Sie "im Kleinen", über Ihren Tellerrand zu blicken, um offen für Neues zu werden und zu bleiben. Wir von Copypoint zeigen Ihnen hier nicht nur bekannte und komplexe agile Arbeitsmethoden, sondern auch einfache Alltagsideen, die dabei helfen können.

Agile Arbeitsmethoden: 10 Beispiele

1. Kanban: Prozesse visualisieren

Geeignet für: Priorisierung und Flexibilität
Schwierigkeitsgrad: für Anfänger und Fortgeschrittene

Kanban ist fantastisch einfach. Sie zeichnen eine Tabelle mit drei Spalten: to do, doing, done. Auf Haftnotizen schreiben Sie eine Aufgabe, die Sie zuerst in die Spalte "to do" hängen. Im weiteren Arbeitsprozess wird sie dann in "doing", später in "done" umgeheftet.

Gut zu wissen: Kanban kann analog umgesetzt werden, es gibt aber auch digitale Kanban-Boards. Optimal für alle Unternehmen, die remote arbeiten oder im hybriden Arbeitsmodell im Büro und zu Hause arbeiten.

Vorteile von Kanban:

• Alle Teammitglieder sind auf dem gleichen Wissensstand
• Bessere Erfassung durch Visualisierung
• Einfach Priorisierung
• Zügige Erledigung von Aufgaben
• Hohe Flexibilität
• Frühe Reaktionsmöglichkeiten auf Bedürfnisse

2. Scrum: Klassiker unter den agilen Arbeitsmethoden

Geeignet für: Komplexe Aufgaben in Projektmanagement und Produktentwicklung
Schwierigkeitsgrad: für Fortgeschrittene

Ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammend ist Scrum heute eine der am weitesten verbreiteten agilen Techniken. Scrum ist besonders dann sinnvoll, wenn wir eine sehr komplexe Aufgabenstellung angehen müssen. Schritt für Schritt wird in so genannten Sprints an deren Lösung gearbeitet. Dabei werden die kleinteiligen Ergebnisse jedes Mal analysiert und beurteilt – der nächste Sprint basiert auf den Erkenntnissen des vorherigen. Scrum bezieht dabei sehr konsequent eine Kosten-Nutzen-Relation ein und teilt die höchste Priorität immer denjenigen Anforderungen zu, welche den höchsten Nutzen bieten. Eine enge Einbeziehung der Kundinnen und Kunden ist bei Scrum sehr gängig.

Im Rahmen von Scrum gibt es viele unterschiedliche Rollen (beispielsweise Scrum Master, Product Owner oder das Team), Ereignisse (beispielsweise Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review oder Sprint Retrospective) oder Artefakte, also Ergebnistypen (beispielsweise Product Backlog, Sprint Backlog oder Produkte Increment).

Scrum ist eine recht anspruchsvolle Methode, die in der Regel die Führung durch einen ausgebildeten Scrum-Master braucht. Aber schon die Adaption einzelner Elemente, wie beispielsweise ein Sprint oder ein Daily Scrum kann bereits Agilität in unseren Arbeitsalltag bringen.

3. SMART-Methode: Fortschritt messbar machen

Geeignet für: Projekte, bei denen Messbarkeit und Effizienz im Vordergrund stehen
Schwierigkeitsgrad: für Anfänger und Fortgeschrittene

SMART steht für spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (achievable), relevant (relevant) und terminiert (time-bound). Die Technik wurde in den 1950er Jahren vom Managementforscher und Unternehmensberater Peter Drucker in den USA vorgedacht und in den 1980er Jahren vom Berater George T. Doran konkretisiert.

Die Idee: Wird ein Projekt (geschäftlich oder privat) mit klaren und messbaren Kriterien beurteilt, können sie Schwierigkeiten leichter und schneller identifizieren und überwinden.

So funktioniert die SMART-Methode

Umreißen Sie Ihr Projekt anhand dieser fünf Regeln:

1. S - Specific: Ziel so konkret und genau wie möglich formulieren – am besten in einem einzigen Satz.
2. M - Measurable: Quantitative (zum Beispiel konkrete, leicht zu prüfende Zahlen) und qualitative (zum Beispiel Kundenumfragen) Messfaktoren definieren.
3. A – Achievable: Beurteilung der Attraktivität – haben Sie Lust auf das Projekt?
4. R – Realistic: Beurteilung der Ressourcen und des Zeitrahmens – ist das Projekt machbar?
5. T – Time-bound: Erstellung eines Zeitplans mit Start- und Enddatum sowie Zwischenüberprüfungen.

Unser Tipp: Damit die SMART-Methode greifen kann, sollten Sie sich für die oben genannten Regeln ausreichend Zeit nehmen und sie schriftlich fixieren. Das geht digital oder analog – beide Vorgehensweisen haben ihre Vorteile. Entscheiden Sie sich für die Arbeit mit einem analogen Kalender oder Planer, erhöht sich der kreative Anteil, der Ihrem Projekt zu Gute kommt. Tracker, Pro- und Kontra-Listen, Sketchnotes oder Mindmaps beflügeln die Fantasie und erweitern Ihren Horizont – ganz im Sinne agilen Arbeitens.

4. Das Pareto-Prinzip: Mit weniger mehr erreichen

Geeignet für: Entschärfung akuter Stresssituationen 
Schwierigkeitsgrad: für Anfänger und Fortgeschrittene

Sie haben eine schier unendliche to-do-Liste mit Aufgaben, die Sie gefühlt alle gleichzeitig und schnell erledigen müssen? Dann ist das Pareto-Prinzip vielleicht das Richtige für Sie. Es geht davon aus, dass wir 80% unserer Herausforderungen mit lediglich 20% Einsatz bewältigen können – wenn wir richtig priorisieren.

So funktioniert das Pareto-Prinzip

1. Liste mit allen Aufgaben erstellen.
2. Aufgaben identifizieren, die Sie Ihrem Ziel am einfachsten und schnellsten näherbringen.
3. Wichtige von unwichtigen Aufgaben trennen (z.B. über ein Punktesystem).
4. Ressourcen einteilen: Was lässt sich mit welchem Aufwand in welcher Zeit erreichen?
5. Aufgaben nach bestem Kosten-Nutzen-Aufwand nacheinander abarbeiten (oder nach Möglichkeit delegieren).

Gut zu wissen: Das Pareto-Prinzip lässt sich im beruflichen wie im privaten Umfeld einsetzen. Es eignet sich allerdings eher als „schneller Feuerlöscher“ in akuten Notlagen anstatt als langfristige Unternehmensstrategie. Grundsätzlich ist es eine gute Methode, um im Rahmen des agilen Mindsets die Sichtweise „gut kann gut genug sein“ zu schulen.

5. Design Thinking: Komplexität managen

Geeignet für: groß angelegte Projekte mit komplizierten Fragestellungen
Schwierigkeitsgrad: für Fortgeschrittene

Design Thinking ist stark nutzerzentriert. Dabei versteht man unter Design Thinking nicht nur eine agile Arbeitsmethode. Unter dem Begriff wird eine ganze Bandbreite an Prinzipien und Werkzeugen versammelt sowie eine Denkhaltung, die durch Offenheit geprägt ist.

Ein sehr diverses Team arbeitet mit Hilfe von Werkzeugen im Rahmen bestimmter Formate iterativ, kreativ, ergebnisoffen und auf Augenhöhe an einer Problemstellung. Ein intensiver Design-Thinking-Prozess lohnt sich, fordert aber eine deutliche Investition der Arbeitszeit – und in der Regel die Begleitung eines Coaches, sofern die Expertise im eigenen Unternehmen noch nicht vorhanden ist.

Für kleinere Probleme im bestehenden System ist Design Thinking oft überdimensioniert – auch wenn das dahinter stehende agile mindset hilfreich sein kann. Besonders gut kommt Design Thinking hingegen dann zum Einsatz, wenn es um "große Baustellen" geht: um ein sehr komplexes Themengebiet, den einen entscheidenden Sprung auf die nächste Innovationsebene oder die Erschließung neuer Geschäftsfelder.

Design Thinking in der VUCA-Welt einsetzen

VUCA… wer? Hinter „VUCA“ verbergen sich die Begriffe

• volatility (Volatilität): Veränderungen passieren dynamisch und schnell
• uncertainty (Unsicherheit): unvorhersehbare Ereignisse erschweren Prognosen
• complexity (Komplexität): Prozesse werden immer komplizierter
• ambiguity (Doppel- oder Mehrdeutigkeit): Informationen können unterschiedlich verstanden werden

Mit dem VUCA-Prinzip werden die Herausforderungen der modernen Geschäftswelt beschrieben. Globalisierung, Digitalisierung, Krisen, Expansion, Wettbewerbsdruck … All diese Faktoren beeinflussen unsere sich immer schneller bewegende Arbeitswelt.

Design Thinking kann die richtigen Tools bieten, um Ihr Unternehmen sicher, flexibel und anpassungsfähig durch die VUCA-Welt zu navigieren.

6. Die Not-to-do-Liste: Überflüssiges Streichen

Geeignet für: mehr Effizienz und Fokus

Schwierigkeitsgrad: für Anfänger und Fortgeschrittene

So funktioniert die Not-to-do-Liste

1. Beschränken Sie sich auf einen Bereich (beruflich, privat – ggf. weiter unterteilt nach Themenfeldern), in den Sie mehr Fokus bringen möchten.
2. Notieren Sie sich alle Aufgaben und Verpflichtungen, denen Sie in diesem Themenfeld nachkommen müssen.
3. Priorisieren Sie: Was muss unbedingt erledigt werden? Welche Arbeitsschritte sind nur begleitend und können eventuell delegiert oder hinterfragt werden? Sortieren Sie die einzelnen Bestandteile nach Wichtigkeit.
4. Streichen Sie Aufgaben, die keinen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Themenfeldes beitragen.

Unser Tipp: Sie sind unsicher, ob Sie einen Arbeitsschritt nicht brauchen oder vielleicht doch? Dann machen Sie einfach einen kleinen, mutigen Test. Streichen Sie die Aufgabe für eine gewisse Zeit und evaluieren Sie danach: Hat der Arbeitsschritt gefehlt? Hat es jemand gemerkt oder sich gar beschwert, der/die ebenfalls teil hat an diesem Arbeitsschritt? Sind Sie durch die Zeitersparnis schneller vorangekommen? Sie werden überrascht sein, mit welchem Schmalspurprogramm wir auskommen können – so werden Ressourcen frei für zukunftsorientiertes, kreatives Arbeiten.

7. Lean Software Development: Konzentration aufs Wesentliche

Geeignet für: Steigerung der Effizienz, vor allem in der Projektentwicklung

Schwierigkeitsgrad: für Fortgeschrittene

Das Lean Software Development (LSD) wird in der Projektentwicklung angewendet. Die agile Arbeitsmethode ist darauf ausgelegt, Verschwendung weitestgehend zu reduzieren und so effizient wie möglich zu arbeiten. Diese Maxime gilt für jeden Teilbereich des Projekts: Von der individuellen Arbeitskraft bis hin zur Gesamtorganisation des Projekts. Dabei stützt sich das LSD stets auf sieben Prinzipien: 

1. Verschwendung vermeiden
2. Qualität integrieren
3. Wissen schaffen
4. Entscheidungen möglichst spät treffen 
5. Möglichst schnell liefern 
6. Menschen respektieren 
7. Optimierung des Gesamtpakets

8. Die Cornell-Methode: Informationen erfassen und strukturieren

• • Kein Fließtext, eher grob gegliederte Punke
  • Fokus auf Kernaussagen
  • Nutzung von Schlagworten, Abkürzungen, Symbolen, Stichworten oder sketch notes
  • Abgrenzung verschiedener thematischer Kapitel über einen Trennstrich
• Fragen: Notieren Sie Fragen parallel zu dem passenden Notizbereich direkt wenn Sie ihnen einfallen (oder während der Nachbereitung).
• Fußzeile: Fassen Sie Sie die Seite kurz und prägnant zusammen – idealerweise in einem Satz.

Die Cornell-Methode ist deswegen so erfolgreich, weil die feste Struktur Ihnen gute Orientierung gibt – Sie wissen sofort, auf welcher Bereich der Seite Aufschluss über welche Fragestellung gibt. Und durch die Mitschrift per Hand merkt sich Ihr Gehirn die Informationen noch besser.

Unser Tipp: Durch moderne Texterkennungsprogramme oder Apps lassen sich die handschriftlichen Seiten Papier schnell digitalisieren – und so auch weiteren Menschen zugänglich machen.

9. Ikigai: Ein sinnstiftendes Leben führen

Geeiget für: Verinnerlichung eines agiles mindsets

Schwierigkeitsgrad: für Anfänger und Fortgeschrittene

Weniger Arbeitsmethode als vielmehr eine mögliche Basis für eine nachhaltige agile Haltung ist das japanische Konzept Ikigai. Es konzentriert sich auf die Suche nach einem erfüllten und glücklichen Leben. Es geht darum, einen Sinn im Leben zu finden, indem man seine Leidenschaften, Talente und Werte in Einklang bringt.

Ein sinnerfülltes Leben basiert laut Ikigai auf fünf Säulen:

1. Klein anfangen: Große Ziele in kleine unterteilen und jeden Zwischenerfolg feiern – das macht auf Dauer glücklicher.
2. Loslassen lernen: Nur diejenigen Erfahrungen und Lektionen mitnehmen, aus denen Sie etwas lernen – der Rest dürfen Sie gehen lassen.
3. Harmonie & Nachhaltigkeit leben: Schaffen Sie sich beruflich und privat ein Umfeld, dass Sie zufrieden stimmt. Lösen Sie Konflikte schnell und möglichst sachlich.
4. Freude an kleinen Dingen: Ob ein wunderschöner Morgenhimmel oder der Anruf bei Oma – diese kleinen, unscheinbaren Dinge dürfen wir ganz bewusst genießen.
5. Im Hier und Jetzt leben Grübeln Sie nicht über die Vergangenheit und zerdenken Sie nicht die Zukunft, sondern fokussieren Sie sich darauf, was Sie hier und jetzt Gutes gestalten können.

Kennen Sie Ihr Ikigai, ruhen Sie in sich. Sie werden flexibler und anpassungsfähiger, um Veränderungen in der Umwelt zu bewältigen. Sie werden offener für neue Ideen, Möglichkeiten und erhöhen Ihre Bereitschaft, sich ständig weiterzuentwickeln – also agiler!

Klassischerweise nähern Sie sich mithilfe von vier Fragestellungen Ihrem ganz persönlichen Ikigai an, deren Antworten gut in einem Diagramm dargestellt werden:

1. Was lieben Sie?
2. Was braucht die Welt?
3. Wofür können Sie bezahlt werden?
4. Worin sind Sie gut?

10. Die Disney-Kreativitätstechnik: Perspektivwechsel

So funktioniert die Disney-Kreativitätstechnik

Beleuchten Sie (alleine oder in der Gruppe) ein Problem, Projekt oder Strategie aus den folgenden drei Positionen. Idealerweise nehmen alle Teilnehmenden jede Rolle einmal ein.

1. Der Träumer: Sie sind der kreative Freigeist. Jede Idee ist gut. Keine Idee wird bewertet. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf und spinnen Sie drauflos – es gibt keine Grenzen, alles ist möglich.
2. Der Realist: Sie blicken wohlwollend, aber nüchtern auf die Ideen des Träumers. Sie versuchen, optimale Wege zu finden, um die Einfälle zu realisieren und bleiben dabei neutral. Nur wenn die Ideen des Träumers durch die sachliche Prüfung des Realisten kommen, haben sie die Chance, den Kritiker zu überzeugen.
3. Der Kritiker: Sie sind der Bedenkenträger. Warum könnte eine Idee nicht gut umzusetzen sein? Wo sind Stolpersteine? Welche Risiken gibt es? Sie nehmen die Rolle des Pessimisten ein, prüfen Einfälle auf Herz und Nieren, stellen Ihre Fragen jedoch konstruktiv.

Fazit: Agiles Arbeiten ist Einstellungssache

Es gibt unglaublich viele unterschiedliche agile Arbeitsmethoden. Mindestens genauso wichtig wie die passende Technik ist das agile mindset dahinter – glauben Sie an das, was Sie tun! Dann können Sie langfristig agilen Erfolg haben.

Viele agile Arbeitsmethoden spielen sich analog ab: Ob Sie Ideen auf ein Whiteboard scribbeln, auf Meta-Planwänden Mindmaps erstellen oder sketch notes entwerfen – wir von Copypoint haben das passende Material für Sie und sind gerne Ihr agiles Sparringpartner.