Homeoffice: Tipps für mobiles Arbeiten

Wie funktioniert Arbeit von zu Hause und unterwegs? In vielen Jobs gehört Homeoffice mittlerweile ganz selbstverständlich dazu. Wir von Copypoint sind Experten, wenn es um moderne Arbeitswelten geht – im Büro, aber natürlich auch zu Hause.

Homeoffice, mobiles Arbeiten, Telearbeit: Wo sind die Unterschiede?

Im täglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe oft synonym verwendet. Aber wo genau liegt beispielsweise der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und Telearbeit?

Was ist Telearbeit?

Die Telearbeit ist gesetzlich in der Verordnung über Arbeitsstätten geregelt. Absatz 7 im Paragraf 2 der Verordnung (ArbStättV, §2 Absatz 7) besagt, dass bei einem Telearbeitsplatz der Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich seiner Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Dabei ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Telearbeit vertraglich festzuhalten und den Arbeitsplatz zu Hause mit Möbeln, Ausstattung und Kommunikationseinrichtungen vollständig einzurichten.

Was ist mobile Arbeit?

Der Begriff "mobile Arbeit" ist hingegen nicht gesetzlich definiert. Man versteht darunter, dass die Mitarbeitenden mittels mobiler Endgeräte wie Notebook, Tablet und Smartphone von jedem beliebigen Ort arbeiten können. Sprich: Von zu Hause, aber auch aus dem Zug oder von einem Kunden aus.

Was bedeutet Homeoffice?

Homeoffice ist der in der Öffentlichkeit am weitesten verbreitete Begriff, aber auch er ist nicht gesetzlich definiert. Oft wird er dann verwendet, wenn nicht dauerhaft, aber ab und zu von zu Hause oder auch unterwegs gearbeitet wird.

Homeoffice: Was braucht man?

Die Coronapandemie hat viele Arbeitnehmer ins Homeoffice verbannt. Mehr oder weniger über Nacht verlagerte sich der Arbeitsplatz aus dem Büro in die eigene Wohnung. Bei vielen sahen die ersten Homeoffice-Lösungen provisorisch aus. Da wurde schnell eine Ecke im Gästezimmer freigeräumt oder schlimmstenfalls am Küchentisch gearbeitet. Unter diesen Umständen konzentriert, motiviert (und ohne Rückenschmerzen) zu arbeiten, war eine Herausforderung.

Nicht in allen Berufsbildern kann man von zu Hause aus arbeiten. Aber für viele so genannte Wissensarbeiter ist Homeoffice mittlerweile selbstverständlich. Sie arbeiten mal im Unternehmen, an einigen Tagen im Homeoffice. Damit sie überall gleiche Leistung abliefern können, sollte ihr Arbeitsplatz zu Hause nicht mehr als provisorisch betrachtet, sondern dauerhaft sinnvoll eingerichtet werden. Wir von Copypoint helfen Ihnen gerne dabei.

Den Homeofficeplatz richtig wählen

Wo in der Wohnung sollte sich der Homeofficeplatz befinden? Achten Sie bei der Wahl auf folgende Faktoren:

• Sie können den Platz dauerhaft einrichten, ohne abends immer alles wegräumen zu müssen.
• Der Homeofficeplatz befindet sich in einem eigenen Raum oder lässt sich abtrennen, sodass er nicht Ihren Wohnraum dominiert.
• Sie haben guten und zuverlässigen WLAN-Empfang.
• Es ist ruhig und hell.

Homeoffice Möbel und Gegenstände

Das brauchen Sie für Ihren Arbeitsplatz zu Hause:

• Einen (idealerweise höhenverstellbaren) Schreibtisch
• Einen ergonomischen Bürostuhl 
• Digital Devices, zum Beispiel Notebook, Maus, Tastatur, Headset, Webcam, Dockingstation, Bildschirm(e)
• Ordnungssysteme, zum Beispiel Aktenordner, Ablageschalen, Schubladenboxen
• Helfer für den Schreibtisch, zum Beispiel Notizblock, Stifte, Haftnotizen

Warum Ergonomie am Arbeitsplatz wichtig ist

Wir Menschen waren einmal Jäger und Sammler und damit immer viel in Bewegung. Heute verbringen viele von uns den Großteil ihrer Zeit damit, nahezu bewegungslos in einen Bildschirm zu starren. Dafür sind wir nicht gemacht! Der menschliche Körper kann auf diese starre Haltung mit Verschleißerscheinungen, Rückenschmerzen, Sehnenscheidenentzündungen, Nackenschmerzen oder sogar Bandscheibenvorfällen reagieren.

Die gute Nachricht: Wir können dem entgegenwirken. Auf diese beiden Faktoren sollten Sie achten, um möglichst gesunderhaltend zu arbeiten.

1. Vom Bürostuhl bis zum Mauspad: Statten Sie Ihr Büro und Homeoffice mit ergonomisch durchdachten Produkten aus.
2. Bauen Sie kleine, gesunderhaltende Übungen in Ihren Arbeitsalltag ein.

Home Office Büromöbel: So geht Ergonomie am Arbeitsplatz zu Hause

Weder im Büro noch am Arbeitsplatz zu Hause sollten Sie an Ihrer Gesundheit sparen. Das heißt:

• Der Arbeitsplatz sollte hell sein, der Schreibtisch idealerweise im 90-Grad-Winkel zum Fenster stehen.
• Befinden Sie sich in einer sitzenden Position, sollten Oberkörper und Oberschenkel, Oberschenkel und Unterschenkel, Unterschenkel und Füße jeweils im 90-Grad-Winkel zueinander stehen. Das erreichen Sie über einen höhenverstellbaren Schreibtisch und Bürostuhl.
• Auch Ober- und Unterarm sollten einen 90-Grad-Winkel bilden, wenn die Arme auf dem Schreibtisch liegen.
• Idealerweise wechseln Sie immer wieder die Position: Arbeiten Sie mal im Stehen, mal im Sitzen, wechseln Sie den Stuhl oder rollen Sie auf einem Gymnastikball hin und her.

Ergonomische Tastaturen, Mauspads, Fußstützen und Co.

Vernachlässigen Sie nicht die vermeintlich kleinen Dinge: Nutzen Sie höhenverstellbare Bildschirme, um eine optimale Blickrichtung herzustellen. Eine Fußstütze kann Ihre Haltung verbessern. Ergonomische Tastaturen, Handgelenksauflagen und Computermäuse beugen Handgelenksschmerzen vor.

Fit im Arbeitsalltag: Einfache, gesunderhaltende Übungen

Auch wenn es anfangs schwerfällt: Gewöhnen Sie sich an, Ihre Arbeit immer wieder zu unterbrechen, um Ihren Körper in Bewegung zu bringen. Dabei gilt die altbekannte Devise "lieber weniger, dafür regelmäßig". Wir von Copypoint zeigen Ihnen hier ein paar Ergonomie-Übungen, die Sie ganz leicht direkt am Homeofficeplatz umsetzen können.

Wer es etwas sportlicher mag, profitiert von unseren Sport-Tools. Vom Springseil über die Gymnastikmatte bis hin zur Faszienrolle: Wir führen diese und viele weitere tolle Produkte, die helfen, Ihre Beweglichkeit zu verbessern.

Homeoffice: Helfer auf dem Schreibtisch

Auf dem Schreibtisch (im Büro und zu Hause) gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Nutzen Sie nur die Ordnungshelfer, die Ihnen wirklich die Arbeit erleichtern und verbannen Sie den Rest. Wir von Copypoint empfehlen Ihnen diese sechs unverzichtbaren Helfer auf dem Schreibtisch:

1. Ablagesysteme für die wichtigsten Dokumente des Tages
2. Stifteköcher oder Tischorganizer für Stifte, Marker und Co.
3. Schreibtischunterlage mit Kalender
4. Haftnotizen für wichtige to do’s
5. Notizbuch oder Kalender
6. Schubladenbox für kleinteiliges Büromaterial

Gut zu wissen: Diese und weitere praktische Tipps rund um die Ordnung im Büro finden Sie auf unserer Seite "Richtig gute Büroorganisation".

Homeoffice: Unsere starken Marken

Sie sind auf der Suche nach den besten Produkten rund ums Homeoffice mit einem starken Preis-Leistungsverhältnis? Bei Copypoint werden Sie fündig. Wir führen Produkte vielseitiger und bewährter Marken wie Legamaster, Magnetoplan, BakkerElkhuizen, Dataflex, Fellowes, Novystyl, Sedus, Blackroll, Interstuhl, Jabra oder Kensington.

Homeoffice: rechtliche Regelungen

Spätestens mit der Coronapandemie wurde Homeoffice für viele Unternehmen zur Realität. Viele Firmen führten zu diesem Zeitpunkt Homeoffice über eine Betriebsvereinbarung ein – diese sorgte dafür, dass Homeoffice kollektiv für die Belegschaft möglich wurde, ohne dass mobiles Arbeiten in jeden einzelnen Arbeitsvertrag integriert werden musste.

Mobiles Arbeiten: Ausstattung Arbeitgeber

Was muss der Arbeitgeber im Homeoffice zahlen? Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Arbeitsplatz zu Hause so auszustatten, dass der Arbeitnehmer seiner Arbeit genau so gut wie im Büro nachgehen kann. Dazu gehört: 

• Digital devices wie beispielsweise Laptop, Kommunikationsmittel und Bildschirm(e) inklusive Wartung und Pflege
• Schreibtisch und ergonomisch geeigneter Schreibtischstuhl
• Büromaterial wie Stifte, Haftnotizen, Notizblöcke, eventuell Drucker und Druckerpapier …

Zuschuss Homeoffice Ausstattung

In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer einen finanziellen Zuschuss zum Homeoffice vom Arbeitgeber fordern. Zum Beispiel für:

• Einen (privat gestellten) Schreibtisch oder Bürostuhl
• Kosten für Miete, Strom und Internet

Aber Vorsicht! Es gibt Regeln zu beachten:

• Könnte der Arbeitnehmer an einem voll ausgestatteten Arbeitsplatz in der Firma arbeiten, sind die Chefs zu keiner Erstattung verpflichtet.
• Der Arbeitgeber muss nur für den Anteil zuständig, der auf die Arbeit entfällt. In der Praxis ist es oft schwer zu berechnen, wie viel ein Tisch als Schreibtisch oder beispielsweise als Basteltisch für die Kinder genutzt wird. Daher einigen sich viele Betriebe auf Pauschalzuschüsse.

Homeoffice Arbeitszeiten

• Nach spätestens sechs Stunden Arbeit müssen Sie eine Pause machen (bei sechs Stunden Arbeit insgesamt mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden insgesamt mindestens 45 Minuten. Die Pausen dürfen in Zeitabschnitte aufgeteilt werden, müssen allerdings jeweils mindestens 15 Minuten betragen).
• Gearbeitet werden darf nur Montag bis Samstag.
• Nach der Arbeit müssen Sie mindestens elf Stunden Ruhezeit einhalten.
• Für Nacht-, Schicht- oder Sonntagsarbeit gibt es gesonderte Regelungen.
• Einige Berufsgruppen wie beispielweise Beamte, Soldaten oder leitende Angestellte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht.

Vertrauensarbeitszeit war gestern. Mittlerweile sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Ziel ist es, die Arbeitnehmer vor unbezahlter Mehrarbeit zu schützen. Es gibt keine konkreten Vorgaben, wie die Zeiterfassung auszusehen hat – theoretisch kann sie händisch oder wie früher mit einer mechanischen Stempeluhr erfolgen. Praktisch setzen die meisten Unternehmen jedoch auf eine digitale Zeiterfassung. Im Homeoffice Arbeitszeit zu erfassen ist damit meist recht leicht: Sie loggen sich einfach wie gewohnt an Ihrem Computer ins Zeiterfassungssystem ein.

Homeoffice Steuer: So ist Telearbeit steuerlich absetzbar

Wie kann und sollte man Homeoffice in der Steuererklärung angeben? Tatsächlich war und ist das nicht ganz einfach, den Arbeitsplatz zu Hause allumfassend steuerlich geltend zu machen, denn dafür gibt es recht strenge Auflagen.

• Beim Arbeitszimmer muss es sich um einen eigenen Raum handeln, abgetrennt vom Rest der Wohnung.
• Das Arbeitszimmer darf ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden – sobald beispielsweise ein Gästebett mit im Raum steht, wird es schon nicht mehr als reines Arbeitszimmer betrachtet.

Erfüllt Ihr Arbeitsplatz diese Voraussetzungen, können Sie für Ihr Büro zu Hause beispielsweise Miete und Nebenkosten oder auch Einrichtungsgegenstände von der Steuer absetzen.

Homeoffice Pauschale

Tatsächlich sieht die Realität vieler Arbeitnehmer anders aus: Schnell wurde während der Coronapandemie eine Ecke der Wohnung als Homeoffice eingerichtet oder ein Teil des Gästezimmers abgetrennt. Um dies steuerlich abzubilden, wurde die so genannte Homeofficepauschale eingeführt. Das Wichtigste in Kürze:

• Pro Tag Homeoffice können ab dem Steuerjahr 2023 sechs Euro in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden. 
• Begrenzung der Pauschale ab dem Steuerjahr 2023 auf maximal 1.260 Euro. Damit können maximal 210 Homeofficetage abgedeckt werden. 
• Die Homeoffice-Pauschale kann auch dann geltend gemacht werden, wenn kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht. 
• Die Homeoffice-Pauschale wird in die Werbungskosten eingerechnet, und zwar in der Anlage N, Zeile 45.
• Dafür relevant ist der Arbeitnehmer-Pauschbetrag. Jedem Arbeitnehmer steht ab dem Steuerjahr 2023 ein pauschaler Werbekostenbeitrag von 1.230 Euro pro Jahr  zu. Der Betrag wird monatlich bereits automatisch beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
• Wenn die Werbungskosten insgesamt über 1.230 Euro pro Jahr liegen, lohnt es sich, diese in der Steuererklärung geltend zu machen

Gut zu wissen: Viele Arbeitnehmer vermuten, dass sie den Pauschbetrag sowieso nicht übersteigen und dementsprechend nichts davon haben. Dabei zählt so viel mehr zu den Werbungskosten, als man erst einmal vermutet! Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, empfehlen wir Ihnen den Artikel "Was Arbeitnehmer alles absetzen können" von Finanztip.de.

Video: Richtig Steuern sparen im Homeoffice

Homeoffice oder Pendlerpauschale: Was lohnt sich mehr?

Grundsätzlich gilt (pro Arbeitstag): Entweder Homeofficepauschale oder Pendlerpauschale (offiziell Entfernungspauschale genannt). Arbeiten Sie an einem Tag zu Hause, können Sie keine Fahrtkosten geltend machen. Genauso gilt andersherum, dass Sie bei einem Arbeitstag im Unternehmen keine Homeofficepauschale eintragen dürfen.

Pendlerpauschale berechnen: Wie geht das?

Die Homeofficepauschale funktioniert recht simpel. Pro Arbeitstag Homeoffice gibt es ab dem Steuerjahr 2023 6 Euro. Bei der Entfernungspauschale wird es etwas komplexer. Hier das Wichtigste zusammengefasst:

• Jeden Kilometer vom Wohnsitz zum Arbeitsplatz berechnen Sie im Steuerjahr 2023 mit 30 Cent (ab dem 21. Kilometer 38 Cent).
• Die Wahl des Verkehrsmittels (zum Beispiel Auto, Zug, Fußweg) spielt dabei keine Rolle.
• Die Pauschale gilt für die Hin- und Rückfahrt
• Zwischenstopps oder Umwege dürfen nicht berechnet erden. 
• Geben Sie nur die Tage an, an denen Sie wirklich im Unternehmen gearbeitet haben. Homeofficetage, Krankheitstage, Wochenenden, Feiertage oder Urlaubstage dürfen nicht angegeben werden. 
• Die Entfernungspauschale ist gedeckelt auf maximal 4.500 Euro/Jahr.

Es gilt die Faustregel: Sofern es keine weiteren Werbungskosten gibt, lohnt sich es sich erst ab knapp 19 Kilometer, den Arbeitsweg steuerlich geltend zu machen (alles darunter wird vom Arbeitnehmer-Pauschbetrag abgedeckt).

Homeoffice vs. Pendlerpauschale

Natürlich sind Sie in der Steuererklärung zur Wahrheit verpflichtet. Aber wovon haben Sie denn finanziell mehr: Wenn Sie von zu Hause arbeiten und von der Homeofficepauschale profitieren oder wenn Sie im Unternehmen arbeiten und die Pendlerpauschale geltend machen?

Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Je weiter Sie zu Ihrem Arbeitsplatz pendeln, desto höher ist Ihre Pendlerpauschale (allerdings auch die Spritkosten und Wartungskosten). Die Homeofficepauschale ist hingegen immer gleich hoch, egal ob Ihre Firma eine Straße weiter oder 50 Kilometer entfernt liegt.

Unser Tipp: Onlinerechner wie smart-rechner.de berechnen Ihnen schnell und unkompliziert Ihre Pendlerpauschale. Diesen Wert können Sie der Homeofficepauschale gegenüberstellen und so ermitteln, was sich für Sie mehr lohnt.

Homeoffice bei der Steuererklärung: Es kommt nicht nur aufs Geld an

Wie viele Tage sollte ich im Homeoffice arbeiten und wie viele in der Firma, um finanziell am meisten herauszuholen? Diese Frage stellen sich viele. Wir von Copypoint empfehlen Ihnen jedoch, nicht ausschließlich aufs Geld zu schauen, sondern bei der Wahl zwischen Homeoffice und Firmenarbeitsplatz weitere Faktoren einzubeziehen. Stellen Sie sich beispielsweise diese Fragen:

• Wo bin ich produktiver, im Homeoffice oder im Unternehmen?
• Wo geht es mir mental besser, im Homeoffice (beispielsweise Ruhe, Konzentration) oder im Unternehmen (beispielsweise direkten Kontakt zu Kollegen)?
• Was kann ich besser mit meinem Privatleben vereinbaren (beispielsweise Zeitersparnis durch Verzicht auf Pendeln oder Erledigungen auf dem Arbeitsweg)? 
• …

Diese "weichen" Faktoren haben auch einen Einfluss auf unsere Leistungsfähigkeit. Geht es uns gut, können wir besser und effizienter arbeiten, werden weniger krank und können unser Potenzial voll ausschöpfen – ein Gewinn für uns und unseren Arbeitgeber.

Homeoffice: Motivation und Konzentration

Für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer gehört Homeoffice mittlerweile fest dazu. Und das ist gut so! Denn Homeoffice …

• … schafft Flexibilität.
• … spart Zeit und Geld.
• … steigert die Zufriedenheit.
• … schont Ressourcen.
• … steigert die Attraktivität von Arbeitgebern.
• … und vieles mehr.

Produktivität im Homeoffice: Studie

Auch die Wissenschaft bestätigt: Ein hybrides Arbeitsmodell macht Sinn. Die Harvard Business School bestätigt in einer 2022 veröffentlichten Studie, dass bei einem Mix aus Arbeit im Büro und Arbeit im Homeoffice nicht nur die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Chefs am höchsten ist, sondern auch die beste Arbeitsqualität erzielt wird.

In der Erhebung wurden drei Gruppen befragt: hauptsächlich von zu Hause Arbeitende, Arbeitnehmer im hybriden Modell und Arbeitnehmer im Büro. Sie wurden nach ihrer Zufriedenheit befragt, die Arbeitgeber bewerteten ihre Produktivität und geschriebene E-Mails wurden in Anzahl und Qualität ausgewertet. In allen drei Kriterien schnitten die Arbeitnehmer im hybriden Modell am besten ab.

Sorgen Sie für Konzentration im Homeoffice

An die Arbeit von zu Hause mussten sich die meisten erst einmal gewöhnen. Wann stehe ich auf, wenn ich keinen Arbeitsweg habe? Kann/sollte ich im Schlafanzug arbeiten? Darf ich kurz den Müll runterbringen? Diese Tipps können helfen, auch im Homeoffice effizient zu arbeiten:

1. Feste Arbeits- und Pausenzeiten sorgen für Struktur.
2. Tagesziele und Prioritäten lassen Sie effizienter werden. 
3. Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt für ordentliches Arbeiten.
4. Regelmäßiges Lüften sorgt für eine ausreichende Sauerstoffzufuhr. 
5. Vermeiden Sie Ablenkung. Erledigen Sie beispielsweise kleine Aufgaben im Haushalt nur in den Pausen und parken Sie Ihr privates Handy im Nebenraum.
   
   

Mit Spaß und Motivation von zu Hause arbeiten

Konzentration geht Hand in Hand mit Motivation. Wer mit Spaß an der Arbeit ist, kann sich besser fokussieren und liefert meist bessere Ergebnisse ab. Die kleinen Dinge machen dabei oft den Unterschied.

1. Homeoffice gemütlich einrichten: Machen Sie es sich schön! Wer auch zu Hause einen hübschen Arbeitsplatz hat, der verbringt gerne Zeit dort. Das geht mit den richtigen und stilvollen Ordnungshelfern ganz leicht.
2. Verabredungen mit den Lieblingskollegen: Was früher vor Ort stattfand, geht auch virtuell. Planen Sie für den Morgenkaffee einen Videocall mit Ihren liebsten Bürokollegen. Blocken Sie den Termin oder die Terminserie fest in Ihrem Kalender, damit auch nichts dazwischenkommt. 
3. Tapetenwechsel: Wechseln Sie im Homeoffice zwischendurch mal den Arbeitsplatz. Eine Broschüre lässt sich beispielsweise auch auf dem Balkon in der Sonne durchblättern und gemeinsames Brainstormen in der Videokonferenz geht auch vom Lieblingssessel.
4. Belohnungen: Wir sind ganz schön einfach gestrickt. Schon kleine Belohnungsstrategien ("Wenn ich Aufgabe XY in der nächsten Stunde fertig mache, gönne ich mir ein Stück Schokolade") können Wunder wirken.
5. Abwechslung: Meist können wir uns – zumindest ein bisschen – im Homeoffice aussuchen, wann wir was erledigen. Versuchen Sie, die Art der Aufgaben abzuwechseln. Nach anstrengender Kopfarbeit tut es beispielsweise mal ganz gut, schnöde Excellisten abzuarbeiten.

Wir von Copypoint sorgen dafür, dass Sie gut arbeiten können – im Büro und von zu Hause. Wir sind Experten auf unserem Gebiet, stellen uns auf Ihre Ansprüche ein und können Sie umfassend beraten. Stöbern Sie online oder sprechen Sie uns auf einem unserer Kommunikationskanäle an.